Mi az a kanban?
A kanban eredetileg egy készletellenőrző rendszer, amelyet a just-in-time (JIT) gyártásban használnak. Taiichi Ohno, a Toyota ipari mérnöke fejlesztette ki, és a nevét azokról a színes kártyákról kapta, amelyek nyomon követik a gyártást, és új alkatrész- vagy anyagszállítmányokat rendelnek, amint kifogynak.
A kanban egy japán szó, amely „vizuális kártyára” fordítható, így a kanban rendszer egyszerűen azt jelenti, hogy vizuális jelzéseket használnak a folyamat hatékonyságának fenntartásához szükséges műveletek végrehajtására.
A legfontosabb gondolatok:
- A kanban egy munkafolyamat-kezelési módszer, amely segíti a vállalkozókat, vállalkozásokat a munkarendszerek kezelésében és fejlesztésében. Segítségével vizualizálhatjuk az elvégzendő feladatokat és javíthatjuk a hatékonyságot.
- A kanban eredeti fő célja, hogy korlátozza a felesleges készlet felhalmozódását a gyártósor bármely pontján.
- A kanban a gyenge pontok kiküszöbölésére is törekszik azáltal, hogy elősegíti az alkalmazottak és a részlegek közötti kommunikációt.
- A kanban sikeres bevezetése csökkenti a költségeket, növeli az ügyfelek elégedettségét, hatékonyabbá teheti a folyamatokat, és minimálisra csökkenti az előre nem látható problémák miatti kockázatot.
Alapvető kanban gyakorlatok
A kanban módszernek számos alapelve van, amelyek meghatározzák, hogy a folyamatok hogyan mennek végbe, és hogyan kell a csapat tagjait bevonni a folyamatba.
Munkafolyamatok megjelenítése
A kanban középpontjában a folyamatot vizuálisan kell ábrázolni. Akár fizikai, kézzelfogható kártyák, akár technológia és szoftverek felhasználásával, a folyamatot lépésről lépésre kell bemutatni vizuális jelzések (oszlopok) segítségével, amelyek egyértelműen azonosíthatóvá teszik az egyes feladatokat. Az ötlet az, hogy világosan megmutassák, mik az egyes lépések, mik az elvárások, és ki milyen feladatokat vállal.
A ma is használatos módszerek közé tartozik a Kanban feladatok cetlikre való rajzolása. Az egyes cetlik különböző színűek lehetnek, hogy különböző típusú munkafázisokat jelezzék. Ezeket a feladatokat azután oszlopokba helyezik, meghatározott szakaszokba, amelyek a kapcsolódó feladatokat csoportosítják egy szervezettebb projekt létrehozása érdekében. (A legtöbb ma is használt készletkezelő szoftver működése jellemzően a kanban folyamaton alapszik.)
WIP korlátozása
(WIP = work in progress = folyamatban lévő munka)
Mivel a kanban lényege a hatékonyság, elsődleges célja a folyamatban lévő munka mennyiségének minimalizálása. A csapatokat arra biztatjuk, hogy végezzék el a korábbi feladatokat, mielőtt új feladatra lépnének.
A kanban folyamat során a vállalatnak fel kell mérnie a WIP megfelelő mennyiségét. Ez gyakran a folyamat során résztvevők számához kötődik; ahogy csökken a projekthez kötött alkalmazottak száma, úgy csökken a részfeladatok megengedett mennyisége is.
Munkafolyamatok kezelése
A folyamat során a vállalat képes lesz azonosítani erősségeit és gyengeségeit a munkafolyamat mentén. Néha a korlátok nem teljesülnek, vagy a célokat nem érik el; ebben az esetben a csapat feladata a munkafolyamat hatékonyabb menedzselése.
A kanban kritikus része a munkafolyamatok gyengeségeinek megfigyelése és kiszűrése.
Határozza meg egyértelműen az irányelveket
A munkafolyamatok vizuális ábrázolásának részeként a folyamatokat egyértelműen meg kell fogalmaznunk. Az osztályok könnyen megértik a csapatukkal szemben támasztott elvárásokat, és az egyes személyekhez rendelt kanban-kártyák egyértelműen meghatározzák az egyes feladatokhoz tartozó felelősségeket. Az irányelvek nagyon világos meghatározása révén minden dolgozó megérti, mit várnak el tőlük, milyen kritériumokat kell teljesíteni a befejezés előtt, és mi történik a lépések közötti átmenet során.
Visszajelzések hasznosítása
A kanban módszer használatakor a vállalatok gyakran információkat gyűjtenek, elemzik a folyamat menetét, és változtatásokat hajtanak végre a folyamat további javítása érdekében. Ez a visszacsatolási hurok lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy folyamatosan fejlődjenek, és fokozatosan, kisebb fejlesztéseket hajtsanak végre, amelyekhez könnyebben alkalmazkodni lehet. A visszajelzés lehet pozitív vagy negatív.
A kanban fontos része a kudarcok megértése még a folyamat korai szakaszában. Ez lehetővé teszi a vállalat számára, hogy alkalmazkodjon a helyes úthoz, mielőtt a hatékonyság hiánya nagyobb problémává válna.
Az együttműködés javítása
Mivel a feladatok egész kis kanban kártyákra vannak lebontva, az egyéneknek gyakran egymásra kell támaszkodniuk a kanban módszer használatakor. Az egyéneknek csapatokban kell együttműködniük, és meg kell beszélniük a sávok közötti átmeneteket. A kanban értelmében a folyamat változásait a teljes csapat felé kommunikálni kell, mivel az egyik területen végrehajtott módosítások hatást gyakorolhatnak a másikra.
Kanban tábla
A kanban folyamat kanban táblákat, szervezeti rendszereket használ, amelyek egyértelműen körvonalazzák a folyamat elemeit. A kanban módszernek általában három eleme van: tábla, listák és kártyák.
A kanban táblák átfogó képet adnak egy olyan folyamatról, amely egy munkafolyamat széles aspektusait szervezi. Például egy vállalat dönthet úgy, hogy a szervezetén belüli különböző részlegekhez (pl. pénzügy, marketing stb.) eltérő kanban táblát használ. A kanban tábla a releváns folyamatok egyetlen munkaterületen belüli összegyűjtésére szolgál.
A kanban listák – általában oszlopok – az egyes táblákon belüli teendők. Például egy gyártó a gyártás minden szakaszát listaelemként használhatja, mivel a kanban listák gyakran a gyártás különböző szakaszait képviselik egy hasonló területen. A kanban listák egyik feladatról a másikra is átfolyhatnak.
A kanban kártyák azok a konkrét feladatok, amelyeket sorrendben kell elvégezni a lista befejezéséhez. Például a gyártónak fel kell vennie a kapcsolatot a szállítóval, meg kell erősítenie a nyersanyag rendelkezésre állását, el kell küldenie a rendelést, át kell vennie a készleteket, és meg kell kezdenie a gyártást. Ezen lépések mindegyike tovább finomítható konkrétabb kanban kártyákká, amelyek mini-projekteket képviselnek.
Bármilyen profilú vállalkozás alkalmazhatja a kanban táblát, csak pontosan meg kell határozni a munkafolyamatokat. A leggyakrabban használt sávok: Beérkezett megbízások, Folyamatban lévő feladatok, Átnézésre váró kész feladatok, Ellenőrzött kész feladatok (To do, Doing, Done).
A kanban előnyei
A kanban módszer számos előnnyel jár, a belső hatékonyságtól az ügyfelekre gyakorolt pozitív hatásokig.
A kanban célja a feladatok és folyamatok áramlásának megjelenítése. Emiatt a kanban nagyobb láthatóságot és átláthatóságot hoz a feladatok és célok folyamatába. A lépések és azok sorrendjének ábrázolásával a projekt résztvevői jobban átláthatják a feladatok menetét és az egymással összefüggő lépések fontosságát.
Mivel a kanban arra törekszik, hogy hatékonyabb legyen, a kanbant használó vállalatok gyakran gyorsabb átfutási időt tapasztalnak. Ez csökkenti a vállalati költségeket (azaz tárolás, biztosítás, az elavulás kockázata), miközben a tőkét gyorsabban fordítja át a hatékonyabb felhasználás érdekében.
A kanban módszert alkalmazó vállalatoknak biztosabb a jövőképe. A jövőbeni lépések és feladatok felvázolásával a vállalatok jobban átérezhetik azokat a kockázatokat, akadályokat vagy nehézségeket, amelyek egyébként lassítanák a folyamatot.
A kanban végső célja, hogy jobb szolgáltatást nyújtson az ügyfeleknek. Hatékonyabb és kevésbé pazarló folyamatok révén az ügyfeleknek alacsonyabb árat számíthatnak fel. A gyorsabb folyamatokkal a vásárlók gyorsabban hozzájuthatnak az áruhoz. Mivel a folyamatok középpontjában az ügyfelek állnak, gyorsabban léphetnek kapcsolatba az ügyfélszolgálattal, és gyorsabban megoldást kaphatnak a felmerülő problémáikra.
Összefoglalás
A kanban-megközelítés egy olyan módszertan, amelynek célja a hatékonyság növelése és a gyenge pontok minimalizálása a folyamat során. A projekteket vizuálisan ábrázolják táblák, listák és kártyák segítségével, amelyek megmutatják a részlegek közötti felelősségeket. Megfelelően alkalmazva a kanban minimalizálhatja a gyártási költségeket, hatékonyabban használhatja fel a munkaerőt, javíthatja az ügyfélszolgálatot és javíthatja az ügyfél-élményt.
A bejegyzés alapjául szolgáló cikket itt olvashatod el.
